Koniec pierwszego kwartału 2017 roku to okres, w którym zmienia się wiele przepisów. Niestety, nie o wszystkich zmianach jest jednakowo głośno, warto więc przypomnieć, że tylko do 31 marca 2017 na pracodawcy ciąży obowiązek zapewniania pracownikom posiłków profilaktycznych, jeśli wykonują oni swoje obowiązki na otwartej przestrzeni, a wysiłki te wiążą się z wysiłkiem fizycznym. Oczywiście, przepis nie znika całkowicie, a obowiązek zostanie wznowiony 1 listopada 2017 roku. Jakie wynikają z tego konsekwencje?

Okres zimowy w polskim prawodawstwie

Polskie prawo jest wyjątkowo precyzyjne w momencie, w którym należy zdefiniować, czym jest okres zimowy. Definiuje go jako czas pomiędzy 1 listopada i 31 marca. Właśnie w tym okresie osoby zatrudnione na otwartej przestrzeni maja prawo oczekiwać posiłku profilaktycznego, choć i tu pojawia się pewne zastrzeżenie. Aby uniknąć ewentualnych nadużyć ustawodawca zastrzegł, że posiłek profilaktyczny należy się wówczas, gdy wysiłek energetyczny mający miejsce podczas zmiany roboczej przekracza 1500 kalorii w przypadku mężczyzn oraz 1000 kalorii w odniesieniu do kobiet. Co ważne, wbrew przekonaniu niektórych pracodawców, nie ma tu znaczenia temperatura panująca na zewnątrz i nie może być ona argumentem przemawiającym tak za wydłużeniem, jak i za skróceniem prawa do posiłku profilaktycznego.

Posiłek a napój profilaktyczny

Kolejne zastrzeżenie odnosi się do napoju profilaktycznego, który, ponownie błędnie, jest przez wielu pracodawców stawiany na równi z posiłkiem profilaktycznym. Tu kluczowe znaczenie ma sam wydatek energetyczny wynoszący 1500 kalorii w ciągu zmiany u mężczyzn oraz 1000 kalorii u kobiet i nie ma tu znaczenia pora roku i temperatura powietrza. Co więcej, w pewnych okolicznościach należy zagwarantować taki napój także wówczas, gdy mamy do czynienia z mniejszym wydatkiem energetycznym. Dzieje się tak wówczas, gdy temperatura na zewnątrz jest niższa niż 10 i wyższa niż 25 stopni Celsjusza.

Posiłki i napoje profilaktyczne – problemy z rozliczeniem

Osoby, które zajmują się firmową księgowością muszą mieć na uwadze to, że w sytuacji, w której wydaje się ekwiwalent pieniężny za posiłki i napoje lub konieczne jest dokonanie zwrotu kosztów poniesionych na tego rodzaju zakup, nie m mowy o powstaniu przychodu o pracowników. W praktyce oznacza to, że pracodawca nie musi pobierać zaliczki na podatek dochodowy, a jednocześnie nie ma obowiązku naliczania składek ZUS od tego rodzaju kwot. Ustawodawca dopuszcza różne sposoby nabywania posiłków i napojów profilaktycznych i to właśnie sam sposób jest tu kluczowy dla rozstrzygnięcia, czy podatnik zyska prawo do odliczenia podatku, który został naliczony od tego rodzaju zakupów. W praktyce oznacza to, że podstawę do odliczenia VAT stanowi jedynie nabycie wspomnianych posiłków w formie cateringowej, jako zakup artykułów spożywczych oraz w ramach tak zwanych usług stołówkowych. W takim przypadku podatnik może skorzystać z prawa do odliczenia naliczonego do kwoty podatku należnego podatku VAT.