Kwiecień 2016 był miesiącem ważnym dla osób odpowiedzialnych za prowadzenie księgi przychodów i rozchodów w firmie z przynajmniej kilku powodów. Jednym z nich było bez wątpienia wejście w życie rozporządzenia Ministra Finansów wydanego 31 marca 2016 roku zmieniającego w istotny sposób regulacje odnoszące się właśnie do prowadzenia KPiR. Zmiana przepisów o rozliczeniu kosztów działalności badawczo-rozwojowej doprowadziła do wprowadzenia nowego wzoru księgi, warto przy tym podkreślić, że nie jest to wcale jedyna zmiana, z którą mamy do czynienia. Na co zatem powinniśmy zwracać uwagę?
Sama konieczność zmiany wzoru księgi przychodów i rozchodów jest spowodowana przede wszystkim dodaniem do niej nowej kolumny pozwalającej na ujęcie tych kosztów, które wynikają z działalności badawczo-rozwojowej. Na przedsiębiorcach, którzy założyli księgę przed 8 kwietnia 2016 roku spoczywają przy tym nieco inne zobowiązania niż na tych, którzy zrobili to później.
Przedsiębiorcy, którzy rozpoczęli prowadzenie KPiR przed 8 kwietnia 2016 roku nie są zobowiązani do korzystania z nowego wzoru, a co za tym idzie, nadal mogą posługiwać się księgą przychodów i rozchodów, która posiada szesnaście kolumn. Oczywiście, rozwiązanie takie nie jest wolne od wad, najpoważniejsza jest zaś związana z brakiem wydzielonego miejsca, w którym można byłoby wprowadzić koszty działalności badawczo-rozwojowej. Jeśli więc podatnik prowadzi księgę zgodnie ze starym wzorem, a jednocześnie musi ponosić koszty z tytułu wspomnianej działalności, powinien ewidencjonować je według tych zasad, na które zdecydował się przed wejściem w życie omawianej nowelizacji. Jednocześnie spoczywa na nim obowiązek wpisywania wspomnianych kosztów w pełnej wysokości i to niezależnie od tego, jaka ich część jest odliczana od postawy opodatkowania. Koszty te muszą być też sumowane przez niego po zakończeniu roku podatkowego.
Nieco inaczej sytuacja przedstawia się wówczas, gdy mamy do czynienia z księgą przychodów i rozchodów, która została założona już po 8 kwietnia 2016 roku. W takich okolicznościach prowadzenie księgi w oparciu o nowy wzór staje się obowiązkiem. Księga ta posiada dodatkową kolumnę przeznaczoną do tego, aby ujmować w niej koszty działalności badawczo-rozwojowej. Konieczne staje się przy tym wskazywanie wszystkich kosztów takiej działalności i to bez względu na to, jaka ich część zostaje odliczona od podstawy opodatkowania. Jeśli zatem mamy do czynienia z wydatkami, które nie są kosztami podatkowymi, muszą być one ujęte w osobnej kolumnie tak, aby pozostawało to w zgodzie z ich kwalifikacją.
W kontekście omawianych zmian pewne kontrowersje może wzbudzać również korekta kosztów. Tu stosuje się zasadę zgodnie z którą podatnicy, którzy dokonali jej przed 1 stycznia 2016 roku, są zobowiązani do przestrzegania tych przepisów, które obowiązywały w chwili dokonywania wspomnianej korekty. Zastrzeżenie to znajduje odniesienie przede wszystkim do tworzenia tych dokumentów, które określają zwiększenie kosztów uzyskania przychodów.
