Jak archiwizować dokumenty księgowe zgodnie z wytycznymi ustawy o rachunkowości?

Zagadnienia związane z właściwą archiwizacją dokumentów księgowych oraz z ochroną związanych z tego rodzaju dokumentacją danych zawsze były uważane za wyjątkowo ważne. Obecnie ich znaczenie dodatkowo wzrasta, jesteśmy bowiem świadomi tego, jak poważne konsekwencje – nie tylko dla samego księgowe, ale i dla firmy postrzeganej jako całość – mogą mieć zaniedbania w tym zakresie. Warto zatem przyjrzeć się przepisom regulującym wspomniane kwestie.

Odwołując się do ustawy o rachunkowości można zauważyć, że rachunkowość jednostki wiąże się z koniecznością gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych i pozostałej dokumentacji, o której mówi ta ustawa. Jednocześnie jednostka powinna legitymować się dokumentacją, która opisuje przyjętą przez nią politykę rachunkowości. Dokumentacja ta musi określać nie tylko rok obrotowy i okresy sprawozdawcze wchodzące w jego skład, ale również metody wyceny aktywów i pasywów, sposoby ustalania wyniku finansowego, sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz system, którego zadanie polega na ochronie danych oraz ich zbiory. Co więcej, sam kierownik jednostki jest zobowiązany nie tylko do ustalenia wspomnianej dokumentacji w formie pisemnej, ale również do jej systematycznego uzupełniania.

Nie można zapominać i o tym, że jeśli mamy do czynienia z kwestiami, które nie zostały uregulowane przez przepisy ustawy o rachunkowości, jednostki mogą odwoływać się do krajowych standardów rachunkowości. W sytuacji, w której nie ma odpowiedniego standardu krajowego, zastosowanie znajduje MSR.

Ustawa o rachunkowości pozwala nam na zdobycie pewnych podstawowych wytycznych w tym zakresie. Pojawia się w niej między innymi zapis mówiący o tym, że zarówno dokumentacja, jak i księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz dowody księgowe powinny być przechowywane w należyty sposób i chronione nie tylko przed uszkodzeniem i zniszczeniem, ale również przed rozpowszechnianiem przez osoby do tego nieupoważnione oraz niedozwolonymi zmianami.
Jeśli księgi rachunkowe są prowadzone z wykorzystaniem komputera, a z sytuacją taką mamy do czynienia coraz częściej, ochrona danych jest jeszcze bardziej rozszerzona. Obejmuje ona między innymi stosowanie takich nośników danych, w przypadku których możemy być pewni ich odporności na zagrożenia oraz dobór właściwych środków składających się na ochronę zewnętrzną. Nie można też zapominać o konieczności tworzenia w sposób systematyczny kopii rezerwowych oraz o stosowaniu odpowiednich rozwiązań organizacyjnych i programowych zabezpieczających takie dane przed nieupoważnionym dostępem oraz ryzykiem zniszczenia.

Należy liczyć się z tym, że spełnienie przewidzianych w ustawie wymogów odnoszących się do systemu ochrony danych rachunkowości znajdujących się na tak zwanych informatycznych nośnikach danych, nie jest możliwe. W takim przypadku, chcąc zachować zgodność z literą prawa, należy drukować wspomniane dane. Co ważne, drukowanie powinno nastąpić nie później niż na koniec roku obrotowego.