Od 1 stycznia 2025 roku w Polsce zacznie obowiązywać obowiązkowy system faktur elektronicznych (KSeF – Krajowy System e-Faktur). To istotna zmiana dla przedsiębiorców, która ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego oraz uproszczenie procesów fakturowania. W artykule wyjaśniamy, co się zmienia i jak firmy powinny się do tego przygotować.
Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
KSeF to platforma umożliwiająca wystawianie, przechowywanie i odbieranie faktur w ustrukturyzowanej formie elektronicznej. Oznacza to, że wszystkie faktury będą musiały być generowane i przesyłane za pośrednictwem tego systemu, co pozwoli organom podatkowym na bieżąco monitorować transakcje.
Główne korzyści wynikające z KSeF to:
- eliminacja papierowych dokumentów,
- szybszy obieg faktur i zmniejszenie ryzyka zagubienia dokumentów,
- automatyczne sprawdzanie poprawności danych,
- krótszy czas oczekiwania na zwrot VAT (do 40 dni zamiast 60).
Kogo obejmie obowiązek korzystania z KSeF?
Od 2025 roku obowiązek wystawiania e-faktur obejmie:
- wszystkie firmy zarejestrowane jako podatnicy VAT czynni,
- przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT,
- podmioty wystawiające faktury dla instytucji publicznych i zagranicznych kontrahentów.
Dla małych firm i mikroprzedsiębiorców przewidziano okres przejściowy, jednak docelowo wszyscy przedsiębiorcy będą zobowiązani do stosowania systemu.
Jakie zmiany czekają przedsiębiorców?
Najważniejsze zmiany, jakie niesie ze sobą obowiązkowe wprowadzenie KSeF, to:
- Nowy format faktury – faktura ustrukturyzowana w formacie XML, zgodna z wymaganiami Ministerstwa Finansów.
- Brak możliwości wystawiania faktur papierowych i PDF – wszystkie dokumenty będą dostępne wyłącznie w systemie KSeF.
- Obowiązek archiwizacji faktur w systemie – faktury będą przechowywane w systemie przez okres 10 lat.
- Konieczność integracji systemów księgowych – firmy będą musiały dostosować swoje oprogramowanie księgowe do wymagań KSeF.
Jak przygotować firmę do KSeF?
Aby uniknąć problemów związanych z wprowadzeniem obowiązkowego systemu e-faktur, przedsiębiorcy powinni:
- Zaktualizować oprogramowanie księgowe, aby obsługiwało format XML wymagany przez KSeF.
- Przeszkolić pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie i księgowość.
- Zarejestrować się w KSeF i uzyskać dostęp do indywidualnego konta firmowego.
- Przetestować system, korzystając z wersji testowej dostępnej na stronie Ministerstwa Finansów.
- Zrewidować procedury wewnętrzne, aby dostosować je do nowych wymagań.
Jakie są konsekwencje braku dostosowania się do zmian?
Firmy, które nie wdrożą obowiązkowego systemu e-faktur, mogą narazić się na:
- kary finansowe do 100% wartości podatku z niezarejestrowanych faktur,
- sankcje administracyjne związane z nieprzestrzeganiem przepisów,
- problemy z rozliczeniami podatkowymi, np. brak możliwości odliczenia VAT.
Jakie korzyści mogą odnieść przedsiębiorcy?
Choć wdrożenie KSeF wiąże się z pewnym wysiłkiem organizacyjnym, to w dłuższej perspektywie może przynieść korzyści, takie jak:
- redukcja kosztów związanych z obsługą dokumentów,
- eliminacja ryzyka błędów ręcznych,
- poprawa płynności finansowej dzięki szybszemu zwrotowi VAT.
Podsumowanie
Wprowadzenie obowiązkowego systemu KSeF od 2025 roku to rewolucja w fakturowaniu, która wymaga od przedsiębiorców odpowiedniego przygotowania. Kluczowe jest zapoznanie się z nowymi zasadami, dostosowanie systemów księgowych oraz przeszkolenie personelu. Im szybciej firmy rozpoczną proces adaptacji, tym łatwiej będzie im funkcjonować w nowym porządku podatkowym.