Ostatnie dni marca są szczególnie gorące w przypadku tych podmiotów, które przygotowują sprawozdania finansowe. Co prawda, w ustawie o rachunkowości nie ma zapisu, który informowałby nas, w jakim konkretnie dniu sprawozdanie finansowe musi zostać podpisane. Co do zasady, datą tą jest dzień jego sporządzenia, a w jednostkach, w których rok kalendarzowy i obrotowy pokrywają się, termin ten upływa 31 marca. Co jeszcze warto wiedzieć o sprawozdaniu finansowym w tym pełnym napięcia okresie?
O czym pamiętać podpisując sprawozdanie finansowe?
W pierwszej kolejności powinniśmy zwrócić uwagę na datę podpisywania sprawozdania finansowego we wszystkich jego elementach, przepisy stanowią bowiem, że data powinna być wszędzie taka sama. Wynika to z założenia, które nakazuje nam postrzegać sprawozdanie takie jako całość, a nie jako zbiór niezależnych od siebie elementów składowych nawet, jeśli to drugie podejście wydaje się nam wygodniejsze. Jeśli więc daty różnią się, mamy do czynienia z błędem, który będziemy musieli jak najszybciej skorygować.
Może zdarzyć się i tak, że konkretne zdarzenia miały miejsce już po dniu bilansowym, a więc pomiędzy sporządzeniem sprawozdania finansowego, a jego zatwierdzeniem. Jeśli zdarzenia te wymuszają dokonanie zmian w sprawozdaniu, które zostało już przygotowane, mamy obowiązek dokonać ich. W takiej sytuacji sprawozdanie powinno też otrzymać nową datę. Dokonanie niezbędnej korekty bez wpisania rzeczywistej daty zakończenia prac nad sprawozdaniem, jest więc postrzegane jako błąd.
Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?
Pewne wątpliwości może budzić też kwestia związana z podpisem umieszczonym na sprawozdaniu finansowym. Co do zasady, powinien się na nim znaleźć podpis tej osoby, która jest odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych. Najczęściej jest to główny księgowy, którego odpowiedzialność za obowiązki związane z rachunkowością jest przejęta na pisie. Może jednak zdarzyć się i tak, że księgi rachunkowe są prowadzone nie przez pracownika danej firmy, ale przez biuro rachunkowe, bywa zaś i tak, że odpowiada za nie centrum obliczeniowe grupy kapitałowej. W takiej sytuacji podpis należy do osoby uprawnionej do reprezentowania takiego podmiotu.
Sprawozdanie powinno być też podpisane przez kierownika jednostki. Jeśli jednostka jest zarządzana przez organ wieloosobowy, nie można oddelegować jednego tylko pracownika i na sprawozdaniu finansowym powinny widnieć podpisy wszystkich jego członków.
Jak składać podpisy?
Warto mieć na uwadze również o tym, że podpisy muszą się pojawić na każdym elemencie, który wchodzi w skład rocznego sprawozdania finansowego. Nie może być więc tak, że podpisane zostało wprowadzenie oraz zestawienie zmian w kapitale i rachunku przepływów pieniężnych, brak zaś stosownych adnotacji na bilansie, czy też rachunku zysków i strat. Podpisy nie powinny też znajdować się w przypadkowych miejscach, ale na ostatniej stronie każdego z elementów, tuż za ostatnią informacją, która wchodzi w jego skład. Nie ma zatem obowiązku podpisywania każdej strony sprawozdania, choć dość powszechna jest praktyka jej parafowania, za czym przemawiają przede wszystkim względy bezpieczeństwa.
